Samodzielna organizacja eventu – o co warto zadbać.

organizacja eventu

Każdy z nas wie, że udana impreza to najlepszy sposób, aby miłe spędzić czas i uzyskać wiele pozytywnych emocji. Wbrew pozorom, organizacja eventu nie jest łatwą sprawą. Istnieje dużo elementów o które musimy zadbać, aby efekt finalny był perfekcyjny.

Więc, jeżeli planujecie samodzielnie zorganizować imprezę, to przyda się wam nasza lista kontrolna. Z jej pomocą samodzielna organizacja eventu pójdzie trochę lepiej i szybciej.

samodzielna organizacja eventuPlanowanie

  • Ustalić datę/godzinę
  • Wybrać motyw przewodni
  • Wybrać miejsce prowadzenia
  • Stworzyć listę gości

 

2-3 miesiące przed imprezą

  • Wybrać i zamówić rozrywkę
  • Stworzyć wydarzenie na stronach społecznościowych
  • Rozpocząć planowanie dekoracji
  • Zrobić/zamówić zaproszenia lub bilety
  • Rozpocząć zbieranie przedmiotów tematycznych lub robić ich samodzielnie
  • Zamówić foto/video operatora
  • Zarezerwować wynajmowane rzeczy (stoły, krzesła, elementy ozdobne, oświetlenie, itp)
  • Stworzyć menu oraz liste napojów
  • Zamówić inne rzeczy i podwykonawców (transport, tort, zespól, itp)

 

organizacja eventu1-2 miesiące przed imprezą

  • zacząć wysyłać zaproszenia
  • Stworzyć detalny plan imprezy
  • Napisać scenariusz imprezy
  • Zaplanować gry i zabawy
  • Stworzyć playlistę, pokazy slajdów lub inne media

 

2-4 tygodnie przed imprezą

  • Obliczyć przewidywaną ilość uczestników
  • Napisać listę zakupów
  • Zrobić zakupy (nie jedzenie)
  • Przygotować własne / rodzinne / grupowe stroje

 

1 tydzień przed imprezą

  • Zebrać zestaw basików (Baterie, taśma klejąca, nożyczki, przedłużacz, papier, szpilki, długopisy itp)
  • Skończyć zbieranie przedmiotów tematycznych lub robić ich samodzielnie
  • Przejść przez wszystkie elementy sprawdzić ich stan
  • Jeszcze raz sprawdzić wszystkie elementy
  • zapisać w jednym mejscu
  • Potwierdzić zamówienia podwykonawców (obecność ludzi i dostarczenie usług)
  • Kupić pozostałe rzeczy
  • Sprawdzić wyposażenie, sprzęt, oświetlenie
  • Przygotować druki programu i scenariusza

 

1-2 dni przed imprezą

  • Upewnić się, że wszystkie numery usług / miejsc / pomocy są zapisywane w telefonie i na osobnej kartce
  • Odebrać przedmioty „last minute” (kwiaty, balony, itp)
  • Odebrać wynajmowane rzeczy (stoły, krzesła, elementy ozdobne, oświetlenie, itp)
  • Rozpocząć wczesne ustawienie przedmiotów i dekoracje
  • Przygotować zapłatę w kopertach za usługi

 

Jak widać z tej listy, organizacja eventu to proces do jakiego należy podejść we właściwy sposób. I brak wiedzy na ten temat powoduje, że efekt  końcowy może być daleki od oczekiwań. Dlatego, jeżeli planowane wydarzenie jest bardzo ważne dla was, to lepiej zaufać specjalistom.

My załatwimy wszystko aby wy mogli spokojnie wyczekiwać na swoją imprezę i nie martwić się o niepowodzeniu.  Zespół Happy Day Kraków, zadba o to żeby zaplanowana impreza była oczekiwana i niezapomniana.

Social:
error