Każdy z nas wie, że udana impreza to najlepszy sposób, aby miłe spędzić czas i uzyskać wiele pozytywnych emocji. Wbrew pozorom, organizacja eventu nie jest łatwą sprawą. Istnieje dużo elementów o które musimy zadbać, aby efekt finalny był perfekcyjny.
Więc, jeżeli planujecie samodzielnie zorganizować imprezę, to przyda się wam nasza lista kontrolna. Z jej pomocą samodzielna organizacja eventu pójdzie trochę lepiej i szybciej.
Planowanie
- Ustalić datę/godzinę
- Wybrać motyw przewodni
- Wybrać miejsce prowadzenia
- Stworzyć listę gości
2-3 miesiące przed imprezą
- Wybrać i zamówić rozrywkę
- Stworzyć wydarzenie na stronach społecznościowych
- Rozpocząć planowanie dekoracji
- Zrobić/zamówić zaproszenia lub bilety
- Rozpocząć zbieranie przedmiotów tematycznych lub robić ich samodzielnie
- Zamówić foto/video operatora
- Zarezerwować wynajmowane rzeczy (stoły, krzesła, elementy ozdobne, oświetlenie, itp)
- Stworzyć menu oraz liste napojów
- Zamówić inne rzeczy i podwykonawców (transport, tort, zespól, itp)
1-2 miesiące przed imprezą
- zacząć wysyłać zaproszenia
- Stworzyć detalny plan imprezy
- Napisać scenariusz imprezy
- Zaplanować gry i zabawy
- Stworzyć playlistę, pokazy slajdów lub inne media
2-4 tygodnie przed imprezą
- Obliczyć przewidywaną ilość uczestników
- Napisać listę zakupów
- Zrobić zakupy (nie jedzenie)
- Przygotować własne / rodzinne / grupowe stroje
1 tydzień przed imprezą
- Zebrać zestaw basików (Baterie, taśma klejąca, nożyczki, przedłużacz, papier, szpilki, długopisy itp)
- Skończyć zbieranie przedmiotów tematycznych lub robić ich samodzielnie
- Przejść przez wszystkie elementy sprawdzić ich stan
- Jeszcze raz sprawdzić wszystkie elementy
- zapisać w jednym mejscu
- Potwierdzić zamówienia podwykonawców (obecność ludzi i dostarczenie usług)
- Kupić pozostałe rzeczy
- Sprawdzić wyposażenie, sprzęt, oświetlenie
- Przygotować druki programu i scenariusza
1-2 dni przed imprezą
- Upewnić się, że wszystkie numery usług / miejsc / pomocy są zapisywane w telefonie i na osobnej kartce
- Odebrać przedmioty „last minute” (kwiaty, balony, itp)
- Odebrać wynajmowane rzeczy (stoły, krzesła, elementy ozdobne, oświetlenie, itp)
- Rozpocząć wczesne ustawienie przedmiotów i dekoracje
- Przygotować zapłatę w kopertach za usługi